Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die GWV Elfhoeven verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers, medewerkers, vrijwilligers en andere geïnteresseerden.
GWV Elfhoeven hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. GWV Elfhoeven houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
1. uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement;
2. verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
3. vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
4. passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
5. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
6. op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Indien u lid of medewerker wordt van GWV Elfhoeven, een donatie doet, vrijwilliger bent tijdens een evenement, deelneemt aan een evenement of om een andere reden persoonsgegevens aan GWV Elfhoeven verstrekt, geeft u GWV Elfhoeven uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacy Statement te verwerken.
Als GWV Elfhoeven zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
1. Verwerking van persoonsgegevens van leden, donateurs, deelnemers en vrijwilligers
GWV Elfhoeven kan de volgende persoonsgegevens van u vragen in geval van lidmaatschap of donateurschap:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- (Mobiel) Telefoonnummer;
- Woonadres;
- E-mailadres;
- Geslacht;
- Geboortedatum en geboorteplaats;
- Bankrekeningnummer.
Bij een (mogelijke) rol als vrijwilliger kunnen aanvullend de volgende gegevens worden gevraagd of verwerkt:
- (voormalig) Beroep;
- mogelijke vrijwilligersrollen;
- deelname aan cursussen en trainingen;
- eventuele eerder behaalde (relevante) kwalificaties/bevoegdheden en geldigheid hiervan;
- een foto.
In het kader van deelname aan evenement van GWV Elfhoeven kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd of verwerkt:
- gegevens hierboven opgesomd in geval van leden;
- Nummer wedstrijd- of bemanningslicentie;
- klasse waarin wordt deelgenomen, incl. zeilnummer;
- uitslagen van de wedstrijden;
- in voorkomende gevallen uitkomst van protestbehandelingen;
- eventuele dieetwensen;
- gegevens over gezondheid voor zover die voor de begeleiding tijdens evenementen van belang kunnen zijn.
Tijdens evenementen worden regelmatig foto’s en filmmateriaal gemaakt. Foto’s en filmmateriaal waarop leden, vrijwilligers en/of deelnemers (en/of andere aanwezigen) kunnen staan, worden ter illustratie (van vrijwilligersrollen) en promotie via de clubblad, nieuwsbrief en website van GWV Elfhoeven verspreid.
Persoonsgegevens van leden, donateurs, vrijwilligers en deelnemers worden door GWV Elfhoeven verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
1. om uw lidmaatschap en/of deelname te kunnen registreren en beheren;
2. om contact op te kunnen nemen;
3. voor het versturen van informatie zoals clubbladen, nieuwsbrieven en uitnodigingen;
4. voor het uitvoeren van onze administratie en meerdere voor sportverenigingen gebruikelijke activiteiten.
5. uw rollen en kwalificatie als vrijwilliger kunnen worden gebruikt om zorg te dragen voor een juiste en gekwalificeerde bezetting van evenementen en om u verder op te leiden
6. uw licentienummer wordt gebruikt om na te gaan of aan de voorwaarden voor deelname aan een evenement wordt voldaan;
7. uw klasse en zeilnummer worden gebruikt om u te kunnen laten deelnemen aan het evenement in de juiste klasse en te zorgen voor een correcte uitslagenverwerking;
8. voor zo correct en veilig mogelijke begeleiding gedurende evenementen.
Indien u geen prijs meer stelt op clubbladen van onze vereniging of geen e-mail meer ontvangen met betrekking tot de activiteiten en nieuwtjes van onze vereniging (bijvoorbeeld via de nieuwsbrief), dan kunt u gebruik maken van de afmeldmogelijkheid via Mijn Elfhoeven (Mijn Gegevens, Mijn Groepen).
U dient er rekening mee te houden dat lidmaatschap van onze vereniging inhoudt dat wij bepaalde gegevens in een administratie zullen moeten vastleggen. Een keuze om geen informatie meer te willen ontvangen, betekent feitelijk dat u geen volwaardig lid kunt zijn.
Uw persoonsgegevens worden door GWV Elfhoeven opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de (lidmaatschaps-)overeenkomst. Zie verder 5. Bewaren van persoonsgegevens.
Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens:
Volgens de wetgeving mogen wij alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Wij hanteren de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:
1. uitdrukkelijke toestemming;
2. in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een (lidmaatschaps-)overeenkomst;
3. om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
4. In verband met de gerechtvaardigde belangen van de vereniging, waarbij wij erop letten dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is. Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in verband met het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten en profielen voor het beheer van leden/begunstigers of voor het detecteren van de behoeften van de leden en begunstigers.
2. Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door GWV Elfhoeven verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan GWV Elfhoeven de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
- Een foto;
- Bankgegevens.
3. Uitwisselen van persoonsgegevens
Binnen de vereniging
De vereniging kan uw (persoons-)gegevens uitwisselen met de diverse functionarissen van de vereniging, of met de andere leden en vrijwilligers in het kader van verenigingsactiviteiten.
De algemene ledenvergadering heeft ermee ingestemd dat leden kennis kunnen nemen van een beperkt aantal gegevens van de andere leden, te weten naam, telefoonnummer en e-mailadres, uitsluitend om elkaar te kunnen bereiken in verband met verenigingsactiviteiten. Leden die dit niet wensen, kunnen een verzoek doen aan het bestuur om zich hiervan (deels) te laten uitsluiten of dit zelf aangeven via Mijn Elfhoeven.
Buiten de vereniging
Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Een voorbeeld is het Watersportverbond.
Gegevens van leden kunnen ook worden doorgegeven aan officiële (overheids-)instanties, in zoverre daar een wettelijke basis voor is.
Voor zover er geen sprake is van uw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en de vereniging of wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
De gegevens door u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij bijv. gebruik van voorzieningen geleverd via derde partij voor :
1. Het verzorgen van de internetomgeving van onze website;
2. Het verzorgen van de (financiële) administratie (E-Captain);
3. Het verzorgen van verzending van nieuwsbrieven en uitnodigingen alsmede ons clubblad.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
De vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij persoonsgegevens aan autoriteiten moet bezorgen, conform geldende wettelijke verplichtingen.
Geen commercieel gebruik
De vereniging zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden (zoals bijvoorbeeld sponsors), tenzij met uw nadrukkelijke voorafgaande toestemming.
4. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
5. Bewaren van persoonsgegevens
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. Behoudens gegevens van belang voor de financiële administratie – die blijven maximaal 7 jaar bewaard – worden de persoonsgegevens van leden en donateurs verwijderd nadat het lidmaatschap of donateurschap is beëindigd. Van medewerkers worden persoonsgegevens verwijderd na afloop van de arbeidsovereenkomst.
Langer bewaren van de gegevens wordt alleen gedaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. Een zo beperkt mogelijke subset van de persoonsgegevens kan bewaard blijven voor het onderhouden van de verenigingshistorie en om u later te kunnen informeren over relevante ontwikkelingen binnen de vereniging of uit te nodigen voor lustra.
De gegevens op de website worden onverwijld verwijderd wanneer u of uw wettelijke vertegenwoordiger daarom verzoekt.
6. Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
1. Alle personen die namens GWV Elfhoeven van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
2. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
3. We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
4. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
5. We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
6. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
7. Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of, in opdracht van u, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
8. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
9. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. Check daarom regelmatig het Privacy Statement voor een update van ons privacybeleid.
10. Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
11. Contactgegevens
GWV Elfhoeven
Platteweg 73
2811 HR Reeuwijk
siraterces@elfhoeven.nl